M-Filesin avulla eroon mappipinoista ja papereiden pyörittämisestä
Hilla Groupin päätös siirtää taloushallintonsa tiedostojenhallinta kokonaisuudessaan Kosilan M-Files-dokumentinhallintajärjestelmään on tehostanut merkittävästi työnkulkua ja tukee osaltaan tiimin työskentelyä paperittomassa toimistossa.
– Olimme jo pitkään arkistoineet M-Filesiin muun muassa tilinpäätöksiä, sopimuksia ja muita dokumentteja. Muutama vuosi sitten luovuimme kirjanpidon mapeista, kun tositteita ryhdyttiin tallentamaan liitteeksi suoraan kirjanpitojärjestelmään– mikä oli samalla ensimmäinen isompi loikka kohti paperittomuutta. Aloimme sen jälkeen hyödyntää M-Filesia systemaattisemmin tallentamalla sinne tositteiden taustalaskelmia ja materiaalia sekä check-listoja. Tämä on helpottanut huomattavasti kirjanpitoprosessiamme, jossa samoja asioita tekee useampi henkilö. Laskutuksen puolella M-Files on isossa roolissa toimien mapit korvaavana arkistopaikkana, Hilla Groupin Jennie Mäenpää, Tytti Hapuoja ja Karoliina Häggblom kertovat.
Täynnä arkea helpottavia ominaisuuksia
Naiskolmikko on erittäin tyytyväinen M-Filesiin: oikea tieto tai dokumentti löytyy nyt nopeasti, kaikilla on käytössä aina dokumentin viimeisin versio, eikä mikään tieto katoa. Toki M-Filesista löytyy paljon muitakin hyödyllisiä ominaisuuksia:
– Versiohistorian ansiosta voidaan tarvittaessa aina palata aiempaan versioon, tallennustilaa on paljon ja dokumentteihin pääsee käsiksi myös etänä. Lisäksi jokainen voi rakentaa itselleen haluamansa näkymän, johon kiinnittää itselleen tärkeät dokumentit. Hyvää on myös se, että M-Filesiin pystyy tallentamaan luottamuksellisetkin dokumentit, koska luku- ja muokkausoikeuksia voidaan rajata vapaasti.Integroinnin ansiosta erilaisia sopimuksia ja asiakirjoja voidaan lähettää allekirjoitettavaksi suoraan M-Filesistä Visma Signin palvelun kautta ja allekirjoitetut versiot tallentuvat automaattisesti M-Filesiin. Dokumenteille on myös mahdollista asettaa erilaisia työvaiheita; kuten vaikkapa kuittauksen, että dokumentti on käsitelty, Jennie kiteyttää.
”Kosilan M-Files on helpottanut ja sujuvoittanut arjen työskentelyä merkittävästi. Ehdottomasti parasta on ollut mapittamisen ja tulostamisen poisjääminen, mikä on vapauttanut työaikaa tärkeämpiin tehtäviin.”
- Tytti Hapuoja -
Käyttö on helppo oppia
Monet ohjelmistot vaativat käyttäjiltään huolellista perehtymistä. Kosilan M-Filesin kanssa tätä ongelmaa ei ole ollut, vaan uudetkin työntekijät ovat omaksuneet järjestelmän nopeasti ilman aikaa vieviä koulutustilaisuuksia.
– Kun meillä on ollut M-Filesiin liittyviä kysymyksiä tai toiveita, on Kosilan asiakaspalvelu ollut aina ystävällistä, asiantuntevaa sekä nopeaa ja halutut muutokset on toteutettu ripeästi sekä joustavasti. Suosittelemme ehdottomasti M-Filesia dokumenttien hallintaan, toteaa Karoliina lopuksi.
Tehokas tiedonhallinta tarkoittaa tiedon keräämistä, järjestämistä ja tallentamista siten, että tieto on aina oikeiden ihmisten käytettävissä ja löydettävissä. Kasvava määrä tietoa johtaa kuitenkin helposti sen hajaantumiseen. Kosilan tiedonhallintaratkaisujen avulla etsit ja hallinnoit liiketoiminnallesi tärkeitä dokumentteja ja tietoja millä tahansa laitteella tallennuspaikasta riippumatta. Kosilan tiedonhallintaratkaisuissa käytetään M-Filesiin pohjautuvaa järjestelmää.
On ongelmia ja on ratkaisuja
Kosilassa projektipäällikön tärkein tehtävä on M‑Files-projektien johtaminen, eli kaikki se, mikä tapahtuu sen jälkeen, kun myynnin kanssa on sovittu yhteistyöstä. Projektipäällikön työ on käytännössä asiakkaiden ongelmien ratkaisua ja yrityksen prosessien selkiyttämistä sekä näiden kirjaamista suunnitelmaksi, jonka pohjalta voidaan lähteä käytännön toteutukseen.
”Tykkään olla ihmisten kanssa tekemisissä, se on aina kiinnostanut. Palkitsevinta tässä työssä on kyllä ehdottomasti se, kun näkee meidän suunnitteleman ratkaisun helpottavan asiakkaan jokapäiväistä elämää ja sitten saa siitä vielä kiitosta. Mielettömän hienoja huippuhetkiä, kun saa kuulla ja myös nähdä käytännössä, miten on onnistunut omalla osaamisella helpottamaan jonkun toisen päivittäistä työskentelyä.”
- Projektipäällikkö Tiina Heikkilä, Kosila -
M‑Files säästää aikaa ja hermoja
M‑Filesin peruslogiikka toimii tiedostoille annettavien metatietojen pohjalta, jonka myötä tiedostojen ja dokumenttien sekä säilyttäminen että etsiminen muuttuvat yrityksessä helpoksi ja yksinkertaiseksi. Perinteisen kansiomallin mukaisesti arkistoitava tieto vaatii käyttäjältään tarkan tiedon ja osaamisen siitä, miten kaikki tarvittavat dokumentit yrityksessä sijoitetaan sekä sen, miten ne tallennetaan siten, että jokainen ne myös tarvittaessa löytää. Tämä puolestaan vaatii tiedostojen osalta tarkan kansiorakennesuunnitelman sekä tämän päivän työelämää hallitsevissa lähes jatkuvasti muuttuvissa tilanteissa käyttäjien jatkuvan perehdyttämisen tiedostojen tallennustapoihin. Arkielämässä tämä osoittautuu usein mahdottomaksi toteuttaa, mikä johtaa hyvin nopeasti tietojen sekamelskaan. Tiedostoja on useissa eri paikoissa ja usealla eri tavalla tallennettuna, etsiminen turhauttaa ihmisiä.
- Kosilan M‑Filesin pohjalle rakennetaan aina asiakkaan prosessien mukainen räätälöity ratkaisu. Tarvittavat dokumentit ja tiedot käyttäjät löytävät helposti ja nopeasti erilaisten metatietojen avulla, kertoo Kosilan projektipäällikkö Tiina Heikkilä.
Kun tietoja ja tiedostoja on mahdollista etsiä montaa eri kautta ja monella eri tavalla, ei tarvitse enää tietää, mihin kansioon tai mihin järjestelmään kyseinen tiedosto on tallennettu, tarvittava tiedosto ja kaikki aikaisemmat tiedostoversiotkin löytyvät nopeasti annettujen metatietojen avulla, kertoo Heikkilä.
Monissa organisaatioissa käytetään tiedostojen etsimiseen aikaa huomattavia määriä, ei löydy oikeaa kansiota, pitää selvittää mikä on viimeisin versio ja niin edelleen. Tuttua, eikö totta? Kosilan M-Files ratkaisee tämän ongelman, säästäen tietysti työaikaa, mutta mikä tärkeintä, ihmisten hermoja.
Googlen hakukoneeseen on jo totuttu, siinä pohjana ovat nimenomaan metatiedot. Tämä tapa etsiä tietoa on näin ollen varsin tuttua, siksi Kosilan tarjoaman M‑Filesinkin käyttöönotto on Heikkilän mukaan varsin nopeaa ja helposti sisäistettävä.
M‑Files – ratkaisu, joka taipuu moneen
Kosilan M‑Files-järjestelmäratkaisu taipuu moneen ja se myös kehittyy toiminnan mukana. Heikkilä toteaa tietojen löydettävyyden lisäksi järjestelmän ehdottomana etuna olevan yksi ja sama lisenssi, joka taipuu moneen ja josta on irrotettavissa tehoja lähes rajattomasti.
Yrityksissä tuskaa aiheuttaa usein erilaisten ja eri logiikalla toimivien tiedonhallinta- järjestelmien käyttöönotto, niiden vaatimien ja joskus pitkienkin perehtymisaikojen takia. Uusien tapojen ja järjestelmien käytön opettelu ja omaksuminen osaksi päivittäistä työtä vie aikaa, mikä on tietysti inhimillistä, sillä kukaan ei pysty hetkessä omaksumaan uusia asioita.
Heikkilä lupaa Kosilan M‑Filesin myötä tämän ongelman poistuvan, kun peruslogiikka ja toimintatavat ovat käyttäjille entuudestaan tuttuja, tarvittavien laajennusten lisääminen ja käyttöönotto on sujuvaa.
Tiedon ollessa yrityksissä kaikkien nopeasti löydettävissä, saadaan aikaan parempia tuloksia ja työskentely tehostuu. Kosilan M-Files-ratkaisut tarjoavat innovatiivisen metatietopohjaisen arkkitehtuurin ja työnkulkujen automaattisen hallinnan.